宜春学院会议记录、会议纪要管理办法
第一条 目的
为进一步加强学校会议记录、会议纪要管理，规范各类会议有关工作，提高会议质量和效率，推动会议各项决策更加有效落实，特制定本办法。
第二条 适用范围
（一）学校层面召开的各类会议，含学校党委会、校长办公会、基层书记例会、院长工作例会、专项工作会议等；
（二）各教学院、各部门（单位）牵头召开的涉及学校层面重大事项、重要工作的会议；各教学院召开的党委会、党政联席会议、院务会议；
（三）学校各领导小组、工作小组、专门委员会等议事协调机构召开的重要会议。
第三条 工作落实
会议负责（牵头）部门（单位）负责人是会议纪录和会议纪要工作的第一责任人，应指定政治素质好、责任心强、组织纪律性强、熟悉业务的人员担任会议记录人员。记录人员要自觉履行职责，一丝不苟做好记录，并对会议记录的真实性和完整性承担责任。
第四条 职责内容
（一）学校党委会、校长办公会由党政办公室负责会议记录（其中涉及干部工作的议题由党委组织部负责会议记录），并及时拟制会议纪要，专题党委会、专题校长办公会由专题所属职能部门（单位）负责会议记录，草拟会议纪要；
（二）学校基层书记例会、院长工作例会、党员代表大会、“双代会”由党政办公室负责会议记录；
（二）校领导主持召开的各类专题工作会、调研会、座谈会等，由专题所属职能部门（单位）负责会议纪录，并根据需要拟制会议纪要；
（三）学校各领导小组、工作小组、专门委员会等议事协调机构召开的重要会议，由小组办公室所在单位或牵头单位负责会议记录，并根据需要拟制会议纪要；
（四）各教学院召开的党委会、党政联席会议、院务会议由各教学院负责会议记录，并根据需要拟制会议纪要；
（五）其他需要过程性记录的会议由会议召集单位负责会议记录，并根据需要拟制会议纪要；
（六）会议纪要如需学校层面发文，则根据《宜春学院公文制发程序》（宜学院党办字〔2019〕7 号）程序行文。
第五条 会议记录内容和要求
（一）会议记录内容
会议记录内容包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四个部分。
1.标题。要注明会议全称。
2.会议组织情况。包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等。出席人是指按照规定必须参加会议的人员，有发言权、表决权。列席人是指不属于会议成员，但与会议有关需要参加会议的人员，有发言权，无表决权。所有人员均要写出全名。缺席者应注明原因。
3.会议内容。包括会议议题，主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人员发言、讨论情况，决议事项等。与会人发言如有书面讲稿或会议材料，可作为会议记录的附件。
4.结尾。会议结束，要另行空两格写“散会”等字样。
（二）会议记录要求
1.实事求是，客观完整。尽可能完整地记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和过程。休会和复会等会议进行情况要记清，以便准确反映会议进行情况。
2.书写整洁，一目了然。会议记录的书写格式应符合规范，不同会议、不同议题、不同与会者的发言、不同发言内容，分页、段落、起行要清晰明了。记录与会者发言，要另行写发言者姓名、冒号，然后按照发言人表述的观点、原因、结论等分段记录发言内容，不要不分段落，一段到底。书写要尽可能工整。
3.妥善保管，及时归档。同一类别会议的记录本规格、式样应相对统一和固定。不同种类的会议，记录本应当分开，并在封面标明会议类别。会议记录人不得随意外传会议内容；其他人员未经相关负责人允许不得阅看会议记录。如有其它会议资料，也应一并归档备查。会议记录保管人员工作变动时，应及时办理交接。
第六条 会议纪要内容和要求
（一）会议纪要内容
会议纪要内容包括标题、导言、发文字号、正文、结尾、与会人员说明六个部分。
1.标题。由“会议名称+纪要”构成。
2.导言。概述会议的基本情况，如时间、地点、参会人员、讨论的问题。
3.发文字号。文号写在标题的正下方，由年份和序号组成， 用阿拉伯数字全称标出，如宜学院党委会纪要〔2021〕1 号。
４.正文。纪要的核心部分，要围绕会议议题，充分写出会议的主要情况、主要议题、主要精神、会议成果及议定事项等，有分项式、综述式、摘录式三种写法。
５.结尾。对与会单位和有关方面提出要求和希望。（该部分视情况决定是否需要）
6.与会人员说明。文本末尾，列出出席、列席会议人员和请假人员名单。
（二）会议纪要要求
1.真实准确、客观完整。纪要是以整个会议的名义表述的，必须概括会议的共同决定、反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题，都需要分别论述并写明分歧所在。属于介绍性的文字，可以灵活自由叙述。属于引用性文字，必须忠于发言原意、不能篡改或强加于人。
2.突出要点、详略得当。纪要内容必须做到全而精，详略得 当，突出要点，围绕会议记录来整理、提炼和概括，避免冗长拖沓，避免不必要的文辞修饰等，切忌记流水账，以便在传达会议精神、查阅会议资料时更精准、更高效。
3.完善流程、及时归档。不同会议纪要分别指定专人起草，并按照既定流程，逐级审核签字确认。会议纪要的印发、抄送必须在规定时间内及时完成，同时在起草单位存档，并每年向学校档案管移交。
第七条 监督检查
学校党政办公室负责对各教学院、各部门（单位）执行会议记录、会议纪要情况进行监督检查。
第八条 附则
本办法自公布之日起实施，由学校党政办公室负责解释。
附件：1.会议记录模板
2.会议纪要模板
3.宜春学院公文制发程序
附件1
会议记录模板
会议名称：201×年第×次党委会
时 间：××××年××月××日××时
地 点：
主持人：
出席人员：
列席人员：
缺席/请假人员：（姓名、缺席/请假事由）
记录人：
会议内容：
议题1：×××××××××
×××：（主持人讲话记录）……
×××：（议题汇报人讲话记录）……
×××：（其他参会人员发言记录）……
×××：（列席人员发言记录）……
×××：（主持人结论记录、会议决议）……
议题2：×××××××××
×××：（主持人讲话记录）……
×××：（议题汇报人讲话记录）……
×××：（其他参会人员发言记录）……
×××：（列席人员发言记录）……
×××：（主持人结论记录、会议决议）……
议题3：×××××××××
……
……
本次会议结束（或散会）。
附件2
会议纪要模板
XXXX年第XX次XXXXXXX会纪要
XXXX年XXX月XXX日上午，XXX在XXX第XX会议室主持召开本年度第XX次XXXXXXX会议。现纪要如下：
一、研究XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX事宜
会议同意XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,会议要求XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
二、研究XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX事宜
会议同意XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，会议要求XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
三、审定XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX方案
根据XXXXXXXXXXXXXXXX，会议同意XXXXXXXXXXXXXXXXX,会议要求XXXXXXXXXXXXXXXXX.
出 席：XXX XXX XXX XXX XXX
请 假：XXX XXX XXX XXX XXX
列 席：XXX XXX XXX XXX XXX
附件3
宜春学院公文制发程序
（宜学院党办字〔2019〕7号）
一、办公室草拟公文（学校层面）制发程序
（一）公文起草:撰稿人根据工作安排进行拟稿。
公文起草应做到：
1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
4.文种正确，格式规范。
5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6.公文涉及其他职能部门(单位)职责范围内的事项，应征求相关部门（单位）意见，力求达成一致。
7.党政办公室主任应主持、指导重要公文起草工作。
（二）公文审核：撰稿人将拟写完成的稿件交由党政办公室党委口、行政口分管副主任初核，再交由党政办公室主任审核。经审核，内容需进一步研究和修改的，由撰稿人修改后重新报送。
党政办公室党委口、行政口分管副主任初核审核的重点是：
1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
3.涉及有关部门（单位）职责范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5.涉及会议纪要的公文，内容是否符合会议决议、决定精神，是否体现会议意志。
6.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
（三）公文审批签发：党政办公室秘书科工作人员负责填写发文签后，由撰稿人将文稿递交给分管校领导或学校主要领导签发。需作实质性修改的，由撰稿人修改后，再报原签批人复审。
一般性公文应由相应的分管校领导审批签发。重要公文和上行文原则上由校党委书记或校长签发。党政办公室根据党委、行政授权制发的公文，一般由党政办公室主任签发，并注明是否通过OA办公自动化系统上传。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
（四）公文复核：已经签发的公文，由党政办公室秘书科对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。
（五）登记：党政办公室秘书科对复核后的公文，确定发文字号，填写分送范围和印制份数等，并做好发文相关记录。
（六）印制：党政办公室秘书科（文印室）对公文进行印制，印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的电脑上印制。印制后，由文印室工作人员将公文送党政办公室机要科加盖公章。
（七）核发：公文印发后，由党政办公室秘书科对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。党政办公室督查科通过OA办公自动化系统上传非涉密公文；党政办公室机要科发放机密公文。
（八）公文归档：党政办公室秘书科（文印室）对需归档的公文及有关材料进行保存，及时填写存档文件目录。在每年四月份，秘书科根据有关档案管理规定，收集整理齐全上一年需存档文件，并送学校档案馆归档。
二、部门（单位）草拟公文（学校层面）制发程序
（一）公文起草：部门（单位）根据工作需要安排专人进行拟稿。
公文起草应做到：
1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
4.文种正确，格式规范。
5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6.公文涉及其他职能部门（单位）职责范围内的事项，应征求相关职能部门（单位）意见，力求达成一致。
7.部门（单位）负责人应主持、指导重要公文起草工作。
（二）拟文部门（单位）初核公文：部门（单位）负责人对文稿进行初核。初核的重点是：
1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
3.涉及有关部门（单位）职责范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4.人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5.涉及会议纪要的公文，内容是否符合会议决议、决定精神，是否体现会议意志。
6.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
（三）充分沟通：拟文部门（单位）负责人与分管校领导就文稿内容等方面进行充分沟通，并修改完善文稿，拟文部门（单位）办公室在发文签“主办单位和拟稿人”栏加盖部门（单位）印章，填写部门（单位）负责人姓名和拟稿人姓名、需印制份，并注明是否需要在OA办公自动化系统发布（发文签每年初到党政办公室秘书科领取）。
（四）公文审核：党政办公室秘书科将部门（单位）提交的文稿交由党政办公室党委口、行政口分管副主任核稿，再交由党政办公室主任审核。经审核，如内容需进一步研究和修改的，由拟稿单位修改后重新报送。
公文审核的重点是：
1.文种是否正确，格式是否规范。
2.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
（五）公文审批签发：拟文部门（单位）将公文递交给该部门（单位）分管校领导或学校主要领导签发。需作实质性修改的，由拟文单位修改后，再报原签批人复审。
一般性公文应由相应的分管校领导审批签发。重要公文和上行文原则上由校党委书记或校长签发。党政办公室根据党委、行政授权制发的公文，由党政办公室主任与授权单位主要负责人会签。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
（六）公文复核：党政办公室秘书科对已经签发公文的审批手续、文种、格式等进行复核。
（七）登记：党政办公室秘书科对复核后的公文，确定发文字号，在发文签上填写公文标题、分送范围和印制份数等，并做好发文详细记录。
（八）印制：党政办公室秘书科（文印室）对公文进行印制，印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的电脑上印制。印制后，由文印室工作人员将公文送党政办公室机要科加盖公章。
（九）核发：公文印制完毕后，党政办公室秘书科对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。党政办公室督查科通过OA办公自动化系统上传非涉密公文；党政办公室机要科发放机密公文。
（十）公文归档：党政办公室秘书科（文印室）对需归档的公文及有关材料进行保存，及时填写存档文件目录。在每年四月份，秘书科根据有关档案管理规定，收集整理齐全上一年需存档文件，并送学校档案馆归档。
特别说明：由分管校领导牵头主持召开的各部门（单位）业务范围内的协调会议、专题会议等，原则上由各部门（单位）负责做好记录，行使部门（单位）拟文公文（学校层面）制发程序。会议原始记录在部门（单位）进行保存，同时将复印件盖部门（单位）印章提交党政办公室秘书科备案。
三、部门（单位）在OA办公自动化系统上传非学校层面公文程序
（一）公文起草：部门（单位）根据工作需要安排专人拟写公文。
公文起草应做到：
1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
4.文种正确，格式规范。
5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6.公文涉及其他部门（单位）职责范围内的事项，应征求相关部门（单位）意见，力求达成一致。
7.部门（单位）负责人应主持、指导重要公文起草工作。
（二）公文审核：部门（单位）负责人负责审核文稿。
审核的重点是：
1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
3.涉及有关部门（单位）职责范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
（三）公文复核：发文部门（单位）将公文递交党政办公室秘书科，秘书科对文稿的文种、发送范围、公文格式等规范性进行复核，对不符合要求的公文，重新报送。
（四）登记备案发布：发文部门（单位）综合科或办公室对本部门（单位）发文进行登记，并提交党政办公室秘书科登记备案后，由部门（单位）自行上传。
（五）公文归档：发文部门（单位）综合科或办公室对需归档的公文及有关材料进行存档。
