对于数字的书写和使用必须符合公文法规和其他有关规定，不能随意而为。哪些情况下要用汉字数字，哪些情况下又要用阿拉伯数码，都有特定的范围和要求。例如依照《党政机关公文处理工作条例》第十一条的规定，“公文中使用的汉字、数字外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。”这里所说的国家标准，是指由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于2011年7月29日发布、2011年11月1日正式实施的《出版物上数字用法》（GB/T15835——2011），公文虽然不是出版物，但其对数字的使用，也必须遵从这一规定执行。此外，按《党政机关公文格式》国家标准的规定，公文中的结构层次序数也有其特定的规范要求，即第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。要注意严格按照这样四个层级顺序使用，一般不要越级套用；而且对于结构层次序数的使用尽可能限在四层以内，不要过细过多；还要注意一般不用“首先”“其次”“再次”，“第一”“第二”“第三”，“此其一”“此其二”“此其三”等诸如此类的结构层次序数表示法。对此，实践中不少机关的公文做得很不够，应当加以纠正。值得提及的是，如果一篇公文的结构层次序数只有两层，在第一层使用了“一、”之后，则第二层既可以使用“（一）”，也可以直接使用“1.”。三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意严格按照这样四个层次顺序使用。一般不要越级套用；而且对于结构层次序数的使用尽可能限在四层以内，不要过细过多；还要注意一般不用“首先”“其次”“再次”，“第一”“第二”“第三”，“此其一”“此其二”“此其三”等诸如此类的结构层次序数表示法。对此，实践中不少机关的公文做得很不够，应当加以纠正。值得提及的是，如果一篇公文的结构层次序数只有两层，在第一层使用了“一、”之后，则第二层既可以使用“（一）”，也可以直接使用“1.”。
